Peter Erich is eigenaar van én meubelmaker bij ErichWorks. ErichWorks bestaat sinds 2014 en is gespecialiseerd in het ontwerpen en maken van meubels in hout en staal. In eerste instantie maakte hij een opdracht drie keer: “De eerste opdracht was voor mijn slechtste vijand, de tweede maakte ik voor mezelf en de derde, die verkocht ik.” Inmiddels is ErichWorks uitgegroeid tot een goedlopend bedrijf en werd het doen van zijn eigen administratie een last. Hij had op dat moment twee opties: of zich zelf verdiepen in een boekhoudprogramma of op zoek naar iemand die hem de administratie volledig uit handen kon nemen. Peter: “Ik dacht toen: hou je gewoon bij je leest. Het kost wat het kost en we proberen de kosten gewoon zo laag mogelijk te houden.”

Peter doet alles zelf. Van offreren tot aan factureren en van ontwerpen tot aan het maken van de meubels. Zijn systeem, met een bloknootje en een pennetje bonnetjes nakijken, werd hem te veel toen hij van 40 naar 150 bonnetjes groeide. Daarbij redde hij het ook niet meer om naast alle werkzaamheden de maandelijkse administratie en kwartaalcijfers zelf te doen. “Als startend ondernemer wil je alle kosten binnen de perken houden en zoveel mogelijk geld besparen. Iemand in dienst nemen is te duur, maar dat ik hulp nodig had was duidelijk. Via Marleen kwam ik bij een fiscalist terecht. Die kon mij helpen bij het fiscale stuk, maar dat ik dan alsnog veel administratieve voorbereidingen zelf moest doen was duidelijk. Marleen heeft ons na die introductie geholpen met de transitie naar de belastingadviseur toe. Daarna dacht ik: “Ja, dat is dus niet handig. Ik heb een administrateur nodig.” In overleg met mijn vrouw heb ik toen besloten om Marleen te vragen om ons de dag-tot-dag boekhouding uit handen te nemen.” Aldus Peter.

Waar helpt Marleen bij?

Marleen van Oosten helpt Peter bij het bewaren van het administratieve overzicht. Zakelijk, maar ook privé voor Peter en zijn vrouw. “Het enige wat wij hoeven te doen, is de juiste bonnen, brieven etc. in een gedeelde map te zetten en Marleen pikt eruit wat zij nodig heeft. Zij maakt dan een mooi overzicht, stelt nog wat kritische vragen - die ik dan probeer te beantwoorden - en vervolgens zet zij alles klaar voor de fiscalist.” Aldus Peter. Marleen: “Ik zet voor Peter alles in het boekhoudsysteem en stuur zijn administratie tijdig door naar de fiscalist. De fiscalist doet vervolgens de BTW, jaarcijfers en zijn inkomstenbelasting.”

Aan het einde van ieder kwartaal controleert Marleen de boekhouding samen met Peter. Mist Marleen bonnen? Zijn er per ongeluk privé uitgaven van de zakelijke rekening gedaan, etc. “Eens per kwartaal komt Marleen met ‘Hi Peter, ik mis die en die bon’. Ik probeer die dan alsnog zo snel mogelijk aan te leveren. Inmiddels zit het uploaden van bonnen in de gedeelde map zo in mijn systeem dat ik vaak nog - voordat ik iets betaald heb - de bon al in de map heb gezet. Deze samenwerking werkt voor mij heel goed.” Aldus Peter.

Wat vind je zo fijn aan de samenwerking met Marleen?

Peter: “Marleen is een hele gezellige vrouw om mee samen te werken, dat ten eerste. Maar daarnaast haar eerlijkheid. Daar valt of staat denk ik je hele relatie met elkaar mee.”

En last but not least, waarom raad je Marleen van Oosten aan?

“Omdat ze eerlijk is, ja, goudeerlijk en ze werkt hard. Daarbij kan ik mij nu focussen op mijn talent, mijn tijd inzetten voor dingen die ik leuk vind en hoef ik me niet meer bezig te houden met die verschrikkelijke administratie. En waar ik écht heel blij mee ben, is dat ik nu met Marleen de gelegenheid heb gekregen om een professionaliseringsslag te maken voor mijn bedrijf.” Aldus Peter.

Na de HBS is mevrouw Schuilenburg (83 jaar) medicijnen gaan studeren, wat destijds heel bijzonder was. Als zelfstandig carrièrevrouw en echtgenote heeft zij inmiddels een succesvolle carrière achter de rug. Toen haar man een paar jaar geleden overleed werd, het doen van haar eigen administratie veel, te veel.

Mevrouw Schuilenburg: “Ik was altijd maar aan het klagen tegen mijn dochter over het feit dat mijn administratie onoverzichtelijk was geworden voor mij en dat ik vergat om rekeningen te betalen, omdat ze bijvoorbeeld ergens in een la lagen. Mijn dochter zei toen: ‘Joh, je moet een coach zoeken, iemand die jou kan helpen bij financieel overzicht en je administratie’. Maar, hoe vind je die?”

Marleen is een schoolvriendin van de dochter van mevrouw Schuilenburg. Zij kennen elkaar inmiddels dus al zo’n 40 jaar. Marleen: “De dochter van mevrouw Schuilenburg vroeg mij op een gegeven moment: ‘Als jij je boekhouddiploma hebt, kun je dan alsjeblieft mijn moeder helpen?’” Mevrouw Schuilenburg: “Marleen is 200% betrouwbaar en we hebben een duidelijke afspraak: zij praat niet met mijn dochter over wat zij hier ziet. Op die afspraak kan ik blind vertrouwen en dat is heel fijn. Marleen ziet en weet natuurlijk alles. Van wachtwoorden tot aan mijn DigiD, maar bijvoorbeeld ook hoeveel geld er op mijn bankrekening staat. Dit betekent ook dat als er iets met mij gebeurt, Marleen mijn dochter kan helpen en dat vind ik wel heel erg fijn.”

Waar helpt Marleen bij?

Marleen helpt mevrouw Schuilenburg bij van alles. Zo hebben zij samen een systeem bedacht voor rekeningen die binnenkomen, maar bijvoorbeeld ook een duidelijke mappenstructuur op de computer. En dat is nog niet alles. Onlangs is mevrouw verhuisd en ook daar heeft Marleen geholpen bij de administratieve zaken die daarbij kwamen kijken. “Marleen helpt mij eigenlijk bij alles, maar wat ik persoonlijk ook zo’n heerlijk idee vind, is dat zij - als ik doodga - weet wat ik wil en alles weet te vinden. Mijn dochter woont in Amstelveen en is druk, ik wil haar ontlasten met de administratieve rondslomp die daarbij komt kijken.” Aldus mevrouw Schuilenburg.

Eén keer per maand bezoekt Marleen mevrouw Schuilenburg. Marleen: “Ik kom dan binnen en vraag haar of zij nog post heeft en of zij dingen meegemaakt heeft waar ik bij kan helpen. Zo bleef mevrouw na haar verhuizing maar post ontvangen van een telecomprovider - tot vervelens aan toe. Ik heb toen contact opgenomen met deze leverancier en nu is dat opgelost.”

Wat vind je zo fijn aan de samenwerking met Marleen?

“Marleen is zo energiek en 200% betrouwbaar, dus ik merk dat ik steeds makkelijker word in het uit handen geven van mijn administratie. Marleen zorgt gewoon dat het loopt, heerlijk! En daarnaast heeft zij een ontzettend goed geheugen. Als ik even niet meer weet waar ik het moet vinden, bel ik Marleen. Zij praat mij dan op afstand door de mappenstructuur van mijn computer heen. Het is niet dat ik dom ben, maar ik heb hier gewoon niet meer zoveel zin in. Ik wil genieten van mijn oude dag. Ik kreeg stress van mijn administratie en dankzij Marleen is dit nu over. Natuurlijk kost Marleen elke maand geld, maar ik bespaar liever op een etentje of een nieuw paar schoenen, dan op de hulp van Marleen.” Aldus mevrouw Schuilenburg.